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会计信息系统

会计信息系统(AIS)是业务用于收集,存储,管理,处理,检索和报告其财务数据的结构,以便会计师,顾问,业务分析师,经理,首席财务官(首席财务官),审计机构和监管机构和税务机构。特别是,经过培训的会计师与AIS合作,确保公司财务交易和记账的准确性达到最高水平,并使合法原则需要访问的财务数据更容易获得,同时保持数据的完整和安全。本文将描述AIS及其一些现实应用的主要组件。

指导:财务报表

会计信息系统的组成部分

会计信息系统由六个主要部分组成:人员,程序和指令,数据,软件,信息技术基础设施和内部控制。我们来看看每个组件的细节

AIS中的人员只是系统用户。可能需要使用组织的AIS的专业人员包括会计师,顾问,业务分析师,经理,首席财务官和审计师。 (了解更多在一个首席财务官做什么?

AIS帮助公司内的不同部门共同合作。例如,管理层可以建立运行目标,员工可以随后订购适量的库存。库存单通知会计部门新的应付款。销售时,销售人员可以输入客户订单,会计可以发票的客户,仓库可以组装订单,运输部门可以发货,会计部门收到新的应收款。客户服务部门可以跟踪客户出货情况,系统可以创建销售报告进行管理。管理人员还可以查看库存成本,运输成本,制造成本等。

通过精心设计的AIS,组织中有权授权的人员可以访问同一个系统并获得相同的信息。 AIS还可以在必要时简化向组织外的人员提供信息。例如,顾问可能会使用AIS中的信息来通过查看成本数据,销售数据和收入来分析公司定价结构的有效性。此外,审计师可以使用数据来评估公司的内部控制,财务状况和遵守“萨班斯法案”(SOX(了解更多有关会计规定;查看财务历史:现代会计学的兴起)。

AIS应设计为满足将要使用的人的需求。系统也应易于使用,应改善,不妨碍效率。

程序和说明

AIS的规则和说明是使用,收集,检索和处理数据的方法。这些方法将是双手和自动化的,数据可以来自内部来源(如员工)和外部来源(例如客户的在线订单)。程序和指令将被编码为AIS软件;他们也应通过文件和培训“编码”给员工。

对于存储信息,AIS必须具有数据库结构,例如通常用于数据库的计算机经典的结构化查询语言(SQL)。 AIS还将为不同类型的系统用户和不同类型的数据输入提供各种输入屏幕,以及不同的输出格式,以满足不同用户的需求和不同类型的信息。 (作为一个金融骗子的工作对你有兴趣吗?了解更多在揭开法务会计中的职业。

数据

AIS中包含的数据是与组织业务实践相关的财务信息。影响公司财务状况的任何业务数据均应纳入AIS。 AIS中包含的数据将取决于业务的性质,但可能包含以下内容:

销售订单

客户主导声明

销售分析报告

采购申请

供应商发票

检查寄存器

总分类帐

库存数据

工资单信息

计时

税务信息

该数据可用于准备会计报表和应收账款账龄,折旧/摊销时间表,试算表,损益表等会计报表。将所有这些数据放在一个地方 – 在AIS中 – 有助于业务的记录保存,报告,分析,审计和决策活动。为了使数据变得有用,它必须是完整的,正确的和相关的。

另一方面,不会进入AIS的数据的例子包括备忘录,通信,演示文稿和手册。这些文件可能与公司财务有切合关系,但不包括标准脚注,它们不是公司财务记录的真正部分

软件

AIS的软件组件是用于存储,检索,处理和分析公司财务数据的计算机程序。在电脑之前,AIS是手动的,纸质的系统,但是现在大多数公司正在使用计算机软件作为基础。中小型企业可能会使用SAP的Business One。中型和大型企业可能会使用微软的“动力GP,其中Sage集团的MAS 90或MAS 200,Oracle的Peoplesoft或Epicor财务管理。

质量,可靠性和安全性是有效AIS软件的关键组成部分。管理者依靠信息为公司做出决定,他们需要高质量的信息来做出正确的决定。

AIS软件程序可以定制,以满足不同类型业务的独特需求。如果现有的程序不符合公司的需求,软件也可以在内部开发,并由最终用户提供实质性的投入,也可以由专门针对组织的第三方系统开发。该系统甚至可以外包给专门的公司。

对于公开上市的公司,无论企业选择什么软件程序和定制选项,“萨班斯 – 奥克斯利法案”将在一定程度上规定AIS的结构。这是因为SOX法规制定了上市公司必须遵守的内部控制和审计程序。

信息技术基础设施

信息技术基础设施只是用于操作会计信息系统的硬件的一个奇特名称。大多数这些硬件项目都是企业需要的,包括个人电脑,服务器,打印机,浪涌保护器,路由器,存储介质以及备用电源。除了成本之外,选择硬件时要考虑的因素包括速度,存储容量以及是否可以扩展和升级。 (想想成为会计师?阅读,购买会计认证。)

也许最重要的是,为AIS选择的硬件必须与预期的软件兼容。理想情况下,它不兼容兼容,但最优的是,一个笨重的系统将远远低于一个快速的系统。企业可以轻松满足硬件和软件兼容性要求的一种方式是购买包含业务需求的硬件和软件的交钥匙系统。采购交钥匙系统理论上意味着业务将获得其AIS的硬件和软件的最佳组合。

良好的AIS还应包括维护,维修和升级硬件系统组件的计划,以及处理破旧和过时硬件的计划,以使敏感数据被完全销毁。

Posted on May 9, 2017 in 会计写作服务

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